Richtlinien
zur Sicherung und Nutzung des Dokumentations-Archiv
Inhalt
§ 1 Organisation
wie Zuständigkeit
§ 2 Aufgaben
des Dokumentations-Archives
§ 3 Archivgut
§ 4 Aussonderung
wie Anbietung von Archivgut
§ 5 Archivgut
dubioser Herkunft und Inhalts
§ 6 Übernahme
des Archivgutes
§ 7 Sicherung
des Archivgutes
§ 8 Nutzung des
Archivgutes
§ 9 Recht auf
Auskunft und Gegendarstellung
§10 Nebenarchive
§1 Organisation und Zuständigkeit.
-
Der Eigentümer, Chaim FRANK, ist für alle archivarische Angelegenheiten
zuständig und ist verantwortlich für alle Bestände des Dokumentations-Archivs.
-
Das Dokumentations-Archiv arbeitet selbständig und ist keiner Behörde,
keiner Person oder anderen Archiven untergeordnet oder gegenüber verantwortlich.
-
Es können im Einvernehmen mit dem Eigentümer in jeder anderen
Stadt oder Land (als dem gegenwärtige Sitz) weitere Archive bzw. Dokumentationsstellen
zur Kultur und Geschichte des Judentums eingerichtet oder dem Dokumentations-Archiv
angegliedert werden.
-
Diese Nebenarchive, die bereits bestehen, können ihre Aufgaben im
bisherigen Umfang weiter wahrnehmen, sind aber zu einer regelmäßigen
Rechenschaft dem Dokumentations-Archiv gegenüber verpflichtet.
-
Das Recht zur Übernahme von archivwürdigen Unterlagen muß
jedoch mit dem Dokumentations-Archiv vereinbart werden.
4. Das Dokumentations-Archiv sowie das/die
unter §1 (3) zu benennende(n) Archiv(e) verpflichtet sich, daß
es/sie (auch als eigenständiges Archiv) den anerkannten Grundsätzen
des Archivwesens entspricht und den gesetzlichen Regelungen nicht entgegensteht,
das Archiv aus eigenen Mittel oder/und mit Unterstützung unterhält,
sowie archivwürdige Unterlagen übernimmt und mit entsprechender
Sorgfalt behandelt.
§2 Aufgaben des Dokumentations-Archivs.
-
Das Dokumentations-Archiv hat die Aufgabe, Archivgut zu erfassen, zu werten
und zu sichern und auf Dauer zu bewahren sowie die Erschließung zu
gewährleisten und es für die Benutzung allgemein zugänglich
zu machen, insbesondere die wissenschaftliche Forschung und Öffentlichkeitsarbeit
zu fördern sowie an der Erforschung und Vermittlung des Judentums
sowie der Zeitgeschichte mitzuwirken (Archivierung).
-
Das Dokumentations-Archiv archiviert das aus Ankauf, Schenkung und anderwärtig
erworbene Archivgut. Dazu gehört auch das Archivgut aus Presse, Medien,
Internet und Tonträger das ebenfalls – mit unter von Dritten - in
das Archiv gelangt.
-
Das Dokumentations-Archiv kann Archivgut auch privater Institutionen und
natürlicher Personen mit deren Einvernehmen archivieren oder sie bei
der Wahrnehmung dieser Aufgaben unterstützen. Soweit ein Interesse
daran besteht, archiviert das Dokumentations-Archiv auf vertraglicher Grundlage
Archivgut auch privater Institutionen und Personen oder unterstützt
die privaten Institutionen und Personen hierbei. Das Dokumentations-Archiv
ergänzt seine Bestände durch alles sonstige archivwürdige
Material, an dessen Verwahrung und Erschließung ein öffentliches
Interesse bestehen könnte.
-
Das Dokumentations-Archiv berät bei Bedarf Behörden, Organisationen
und sonstigen Stellen, private Institutionen und Personen bei der Verwaltung
und Sicherung ihrer Unterlagen im Hinblick auf eine spätere Archivierung.
-
Durch Editionen, sonstige Publikationen, Ausstellungen, Vorträge,
Führungen und andere geeignete Veranstaltungen fördert das Dokumentations-Archiv
das Verständnis für die Geschichte des Judentums.
-
In gleicher weise bemüht sich das Dokumentations-Archiv - auch mittels
entsprechender Materialien und Unterlagen - auf die Gefahren des Rechtsextremismus
hinzuweisen.
-
Darüber hinaus wird auch Aufklärung und Aufarbeitung der Geschichte,
vor allem des III. Reichs und Faschismus zur Verfügung gestellt.
-
Das Dokumentations-Archiv gibt (bei vorhandenen finanziellen Mittel) eigene
Publikationen und Forschungsergebnisse heraus, oder stellt diese zur Verfügung.
6. Das Dokumentations-Archiv ist berechtigt,
zum Zwecke der Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten und
Dokumente zu verarbeiten. Die Vorschriften des allgemeinen Datenschutzgesetzes
in seiner jeweiligen Fassung werden beachtet.
§3 Archivgut.
-
Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen wie Urkunden, Akten,
Manuskripte, Einzelschriftstücke, Film, Bild und Tonmaterial, Karten,
Pläne, Karteien, Dateien oder Teile davon, maschinenlesbare Datenträger,
auf diesen gespeicherte Informationen und Programme zu ihrer Ausweitung
sowie sonstiges Informationsmaterial und Hilfsmittel zu ihrer Nutzung.
-
Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung,
die Aufklärung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart
bleibenden Wert haben, sowie solche, deren Aufbewahrung zur Sicherung berechtigter
Belange oder zur Bereitstellung von Informationen für die Gesetzgebung,
Rechtsprechung oder Verwaltung unerläßlich ist oder die auf
Grund von Rechtsvorschriften dauernd aufbewahrt werden müssen.
-
Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Dokumentations-Archiv
im Benehmen mit der anbietenden Stelle. Für die Archivierung von Film,
Bild und Tonmaterialien gelten die gleichen Regelungen.
§4 Aussonderung und Anbietung
von Archivgut.
-
Das unter §3 bezeichnete Archivgut bleibt auf Dauer Bestand des Dokumentations-Archivs.
Andere Unterlagen, die zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr benötigt
werden (in der Regel keine Archivalien) können spätestens 30
Jahre nach ihrer Entstehung ausgesondert und unverändert angeboten
werden, soweit nicht gegebene Rechtsvorschriften andere Fristen bestimmen.
Diese Verpflichtung gilt auch für Unterlagen mit personenbezogenen
Daten unter Beachtung des Datenschutzgesetzes.
-
Soweit gleichförmige Unterlagen, die in großer Zahl dem Dokumentations-Archiv
übergeben werden, obgleich sie archivwürdig sind, jedoch dem
Archiv zur Last fallen würden, werden diese, nach Vereinbarung mit
der anbietenden Stelle, an Dritte weitergereicht oder zu Gunsten des Dokumentations-Archivs
veräußert.
-
Anzubieten sind auch Abbildungen, Dateien und auf PC gespeicherte Informationen
sowie deren Änderungen und Ergänzungen. Umfang und Auswahl wird
mittels Vereinbarungen zwischen der anbietenden Stelle und dem Dokumentations-Archiv
festgelegt.
§5 Archivgut von dubioser
Herkunft und Inhalts.
-
Werden personenbezogene Daten, Dokumente oder andere Archivalien aus der
NS-Zeit abgegeben, so werden sie prinzipiell auf Echtheit und Glaubwürdigkeit
geprüft. Das gleiche gilt auch für anonym übermittelte Unterlagen
und Materialien, sowie für Druckwerke, die von rechtsextremer Seite
stammen oder davon stammen könnten.
-
Befindet sich in den in Absatz 1 genannten Unterlagen dubioser Herkunft
hinreichende Anhaltspunkte eines Verdachts auf dubiosen Inhalts (z.B. Revanchismus,
Verleugnung des Holocausts, Beleidigung von NS-Opfer u.ä.), so ist
die Herkunft und Urheberschaft zu klären oder eine zuständige
Stelle damit zu beauftragen. Denn es gilt die Pflicht der landesüblichen
Vorschrift in dieser Angelegenheit Folge zu leisten.
-
Sind die in Absatz 1 und 2 genannten Daten, Dokumente oder andersartige
Archivalien tatsächlich von dubiosem Inhalt, so ist zu prüfen,
ob schutzwürdige Belange von Betroffenen, z.B. die der Holocaust-Opfer
und deren Angehörige, nicht verletzt werden. Im Falle daß dies
zutreffen sollte, so werden diese Materialien, auch wenn eine Aufbewahrung
in Betracht käme, bei einer zuständigen Stelle - mit Angabe auf
Herkunft und Urheberschaft - zur Anzeige gebracht. Soweit das Dokumentations-Archiv
die Übernahme ablehnt, sind, auf Grund des möglich zweifelhaften
Ursprungs und Inhalts, die Unterlagen zu vernichten.
§6 Übernahme eines
Archivgutes.
-
Das Dokumentations-Archiv übernimmt nur archivwürdigen Unterlagen.
Entscheidet es nicht innerhalb von einem vereinbarten Zeitraum über
die Übernahme der angebotenen Unterlagen, so ist die anbietende Stelle
berechtigt ihre Archivalien einer anderen Stelle anzubieten.
-
Das Dokumentations-Archiv kann in Ausnahmefällen auch Unterlagen aufbewahren,
die im Besitz der abgebenden Stelle verbleiben. Für diese Archivalien
bleibt die abgebende Stelle Eigentümer und Rechte Inhaber. Regelungen
hierüber werden extra vereinbart.
-
Den Vertretern des Dokumentations-Archivs ist zur Erfüllung ihrer
Aufgaben Zutritt zu den Räumlichkeiten und sonstigen Stellen, sowie
Einsicht überhaupt in die angebotenen Unterlagen und die diesbezüglichen
Findmittel zu gewähren.
-
Das Dokumentations-Archiv übernimmt auch die ihm von Behörden
und sonstigen Körperschaften, Anstalten und Stiftungen angebotenen
archivwürdigen Unterlagen.
§7 Sicherung des Archivgutes.
-
Das Dokumentations-Archiv hat die erforderlichen technischen und organisatorischen
Maßnahmen zu treffen, um die ordnungsgemäße und sachgemäße
dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des übernommenen Archivgutes
sowie seinen Schutz vor unbefugter Benutzung oder vor Vernichtung sicherzustellen.
Gleiches gilt für die im Auftrag verwahrten Unterlagen. Bei der Aufbewahrung
der Unterlagen sind auch die Regelungen zur Sicherung geheimhaltungsbedürftiger
Unterlagen zu beachten.
-
Die dem Dokumentations-Archiv angegliederten Archive können untereinander
sowie mit anderen Archiven Archivgut austauschen, wenn es im Interesse
des Dokumentations-Archiv liegt und archivwissenschaftlichen Grundsätzen
entspricht und schutzwürdige Belange Betroffener und Dritter nicht
beeinträchtigt werden. In anderen Fällen ist übernommenes
Archivgut, das im Eigentum der abgegebenen Stelle steht, unveräußerlich.
Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht oder nicht mehr gegeben ist,
kann das Dokumentations-Archiv im Einvernehmen mit den Betroffenen und
der abgebenden Stelle vernichten.
§8 Nutzung des Archivgutes.
-
Alle haben das Recht, das vorhandene Archivgut nach Maßgabe der Absätze
2 bis 9 für die in §3 Abs. 1 genannten Zwecke zu nutzen. Die
Nutzung bedarf der Einwilligung des Dokumentations-Archivs.
-
Das Archivgut darf grundsätzlich nach der erfolgten Einverleibung
und Registrierung der Unterlagen genutzt werden. Über Ausnahmen im
Einzelfall entscheidet das Dokumentations-Archiv in pflichtgemäßer
Abwägung der beteiligten Interessen. Unterlagen, die besonderen Rechtsvorschriften
zur Geheimhaltung unterliegen, dürfen frühestens nach entsprechender
Frist (sechzig Jahre nach ihrer Entstehung) zur Nutzung freigegeben werden,
wenn öffentliche Interessen an der Geheimhaltung nicht entgegenstehen.
-
Archivgut, das sich nach seinem wesentlichen Inhalt auf eine natürliche
Person bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf unbeschadet des Absatzes
2 Dritten nur mit der Einwilligung der Betroffenen zugänglich gemacht
werden. Nach dem Tod der Betroffenen bedarf die Nutzung des Archivgutes
bis zum Ablauf von zehn Jahren der Einwilligung der Angehörigen. Das
Zustimmungsrecht wird ausgeübt vom überlebenden Ehegatten, falls
ein solcher nicht vorhanden ist, von den Abkömmlingen ersten Grades
und, falls weder Ehegatte noch Abkömmlinge ersten Grades vorhanden
sind, von den Eltern der Betroffenen.Ist der Todestag der Betroffenen dem
Archiv nicht bekannt, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt. Ist
auch der Geburtstag dem Archiv nicht bekannt, endet die Schutzfrist 70
Jahre nach der Entstehung der Unterlagen. Die Schutzfrist gilt nicht für
die Nutzung durch die Betroffenen oder ihre Angehörigen.
-
Die Schutzfristen können vom Dokumentations-Archiv verkürzt werden,
wenn und soweit dies im überwiegenden öffentlichen Interesse
liegt. Bei Archivgut, das sich auf eine natürliche Person bezieht
(personenbezogenes Archivgut), ist eine Verkürzung auch ohne Vorliegen
eines überwiegenden öffentlichen Interesses zulässig, wenn
die Betroffenen oder im Falle ihres Todes ihre Angehörigen im Sinne
des Absatzes 3 eingewilligt haben. Kann die Einwilligung nicht eingeholt
werden, ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn durch geeignete
Maßnahmen gegenüber der Nutzerin oder dem Nutzer sichergestellt
ist, daß die schutzwürdigen Belange der Betroffenen nichtbeeinträchtigt
werden.
-
Ein überwiegendes öffentliches Interesse an der Nutzung von Archivgut
vor Ablauf der Schutzfrist ist in der Regel dann gegeben, wenn die Person
oder der historische Vorgang, auf die in dem gesperrten Archivgut Bezug
genommen wird, von besonderer oder exemplarischer Bedeutung für die
Erforschung der Geschichte oder das Verständnis der Gegenwart ist.
-
Die Schutzfristen nach Absatz 3 gelten nicht für solche Unterlagen,
die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.
Absatz 3 gilt nicht für Archivgut, das sich auf die Tätigkeit
natürlicher Personen in Ausübung öffentlicher Ämter
bezieht.
-
Die abliefernde Stelle sowie deren Rechts- und Funktionsnachfolger sind
befugt, Archivgut, das aus ihren Unterlagen ausgewählt worden ist,
zu nutzen, wenn sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben wieder benötigen.
Dies gilt nicht für personenbezogene Daten, die, wenn sie nicht übernommen
worden wären, auf Grund einer Rechtsvorschrift hätten gesperrt
oder gelöscht werden müssen; in diesen Fällen besteht die
Nutzungsbefugnis nur nach Maßgabe der Absätze 3 und 4.
-
Die Nutzung ist zu versagen oder einzuschränken, soweit Grund zu der
Annahme besteht,
-
daß das Wohl eines Landes gefährdet würde oder
-
Grund zu der Annahme besteht, daß schutzwürdige Belange Dritter
entgegenstehen oder
-
der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde oder
-
Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen
oder
-
Berufs oder besondere Amtsgeheimnisse im Sinne des §203 Abs. 1 bis
3 des Strafgesetzbuchs oder andere Rechtsvorschriften über Geheimhaltung
verletzt würden oder
-
ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde.
9. Die Entscheidung über die Versagung
oder Einschränkung der Nutzung trifft das Dokumentations-Archiv.
Die Entscheidung
ist zu begründen.
§9 Recht auf Auskunft und
Gegendarstellung.
-
Betroffenen ist auf ihren Antrag Auskunft über die im Übernommenen
Archivgut zu ihrer Person enthaltenen Daten zu erteilen, soweit diese nach
archivfachlichen Kriterien verzeichnet sind. Die Auskunftserteilung unterbleibt,
soweit die Daten nach einer Rechtsvorschrift oder wegen der überwiegenden
berechtigten Interessen eines Dritten geheimgehalten werden müssen.
In Zweifelsfällen ist vor Ablauf der Sperrfristen nach §8 Abs.
2 das Benehmen mit der abgebenden Stelle herzustellen. Neben der Auskunft
ist vom Dokumentations-Archiv auf Verlangen Akteneinsicht zu gewähren.
-
Auf Verlangen von Betroffenen, die die Richtigkeit von Tatsachenangaben
in auf ihre Person bezogenem übernommenen Archivgut bestreiten, hat
das Archiv eine Gegendarstellung den Unterlagen hinzuzufügen; Nach
dem Tode der Betroffenen steht ein solches Recht den Angehörigen zu
und gilt entsprechend.
-
Auf Grund besonderer Rechtsvorschriften zu berichtigende Unterlagen sind
um eine Richtigstellung zu ergänzen.
§10 Neben-Archive.
Soweit das Dokumentations-Archiv weitere Archive unterhält und
für diese Stellen keine besonderen Rechtsvorschriften gelten, sind
die Bestimmungen dieser Richtlinien sinngemäß anzuwenden.
(Stand: 01.10.1998)
chfrankl@gmx.de